Politique de confidentialité

Chez Vivoistudio (ci-après « nous »), nous accordons une grande importance à la protection de vos données personnelles et au respect de votre vie privée. La présente politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, conservons et protégeons vos informations lorsque vous consultez notre boutique en ligne, effectuez un achat ou contactez notre service client.

Nous nous engageons à traiter vos données de manière transparente, sécurisée et conformément aux exigences applicables en matière de protection des données personnelles.

1. Champ d'application de la politique

La présente politique de confidentialité s'applique à l'ensemble des opérations de collecte et de traitement des données personnelles réalisées dans le cadre de l'utilisation de notre boutique en ligne.

Elle concerne notamment les situations suivantes :

Lorsque vous consultez les pages et les produits disponibles sur notre site.
Lorsque vous passez une commande et renseignez les informations nécessaires à son traitement.
Lorsque vous effectuez un paiement et demandez la livraison de vos produits.
Lorsque vous contactez notre service client pour obtenir une assistance, effectuer un retour ou demander un remboursement.
Lorsque vous choisissez de recevoir notre newsletter ou des communications commerciales.

Les catégories de données susceptibles d'être collectées comprennent :

Données d'identification : nom, prénom et informations nécessaires à l'identification de votre commande.
Coordonnées : adresse e-mail, numéro de téléphone [facultatif], adresse de facturation et adresse de livraison.
Informations relatives aux commandes : produits achetés, numéro de commande, montant payé, statut de paiement, modalités de livraison et historique des achats.
Informations de paiement : données nécessaires à la validation et au suivi des transactions. Les informations bancaires sont traitées par les services de paiement sécurisés utilisés pour les transactions. Nous ne conservons pas les codes de sécurité des cartes bancaires.
Données techniques : adresse IP, type d'appareil, navigateur utilisé, informations techniques de connexion et données issues des cookies, selon les paramètres autorisés.
Informations communiquées au service client : contenu des demandes, documents transmis et informations nécessaires au traitement des réclamations.

Les informations indispensables au traitement d'une commande sont indiquées au moment de leur collecte. Leur absence peut empêcher la validation du paiement, l'organisation de la livraison ou l'exécution du service demandé.

Les autres informations sont facultatives et leur absence n'empêche pas, en principe, la réalisation d'un achat.

2. Méthodes de collecte des informations et utilisation des cookies

Nous recueillons les données personnelles par différents moyens, uniquement dans la mesure nécessaire aux finalités présentées dans cette politique.

La collecte peut intervenir :

Directement auprès de vous, lorsque vous remplissez un formulaire, passez une commande ou contactez notre service client.
Automatiquement, lorsque certaines informations techniques sont nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et à la stabilité du site.
Par l'intermédiaire de cookies et de technologies similaires, dans le respect des choix exprimés lors de leur utilisation.

Les cookies sont de petits fichiers enregistrés sur votre appareil afin de permettre certaines fonctionnalités de notre boutique en ligne.

Nous distinguons plusieurs catégories de cookies :

Cookies strictement nécessaires : ils permettent notamment le fonctionnement du panier, la sécurisation des opérations et l'accès aux fonctionnalités indispensables à la réalisation des commandes.
Cookies de mesure d'audience : ils permettent d'évaluer la fréquentation du site et d'identifier les améliorations possibles. Lorsqu'ils ne remplissent pas les conditions d'exemption applicables, leur utilisation nécessite votre consentement préalable.
Cookies de personnalisation non essentiels : ils peuvent permettre d'adapter certains éléments de présentation du site à vos préférences, lorsque vous avez accepté leur utilisation.
Cookies de marketing : lorsqu'ils sont utilisés, ils permettent de mesurer l'efficacité de certaines communications commerciales. Leur activation nécessite votre consentement préalable.

Les cookies non essentiels ne sont pas déposés ni lus avant que vous ayez exprimé votre accord.

Vous pouvez accepter, refuser ou modifier vos choix concernant ces cookies. Le refus des cookies non essentiels n'empêche pas l'utilisation des fonctionnalités indispensables à la commande.

3. Utilisation des informations et partage des données

Nous utilisons les données personnelles uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.

Les principales utilisations comprennent :

Traitement des commandes : enregistrer vos achats, confirmer les paiements, préparer les produits et organiser leur livraison.
Gestion des paiements : vérifier les transactions, établir les documents de facturation et effectuer les remboursements lorsqu'ils sont nécessaires.
Service client : répondre à vos questions, suivre vos demandes et traiter les retours, échanges ou réclamations.
Sécurité : protéger les opérations effectuées sur notre site, détecter les activités suspectes et prévenir les tentatives de fraude.
Amélioration du site : analyser son fonctionnement, identifier les difficultés techniques et améliorer la qualité des services proposés.
Communications commerciales : envoyer notre newsletter et des informations relatives à nos produits lorsque vous avez préalablement accepté de les recevoir.
Respect des obligations applicables : conserver les documents nécessaires aux opérations comptables, fiscales et aux autres obligations de conservation.

Nous limitons l'accès aux données personnelles aux personnes et aux prestataires qui en ont besoin pour accomplir les tâches correspondantes.

Selon les besoins liés au traitement de votre commande, certaines informations peuvent être communiquées :

Aux prestataires de paiement, pour assurer le traitement sécurisé des transactions.
Aux transporteurs, pour organiser la livraison et permettre le suivi des colis.
Aux prestataires d'hébergement et de maintenance technique, pour assurer le fonctionnement et la sécurité du site.
Aux personnes chargées du service client, pour répondre à vos demandes.
Aux autorités compétentes, uniquement lorsqu'une obligation applicable impose la communication de certaines informations.

Les données communiquées sont limitées à ce qui est nécessaire pour chaque opération. Les prestataires intervenant pour notre compte sont soumis à des obligations appropriées de confidentialité et de protection des données.

Nous ne vendons pas vos données personnelles et nous ne les communiquons pas à des destinataires non autorisés à des fins commerciales.

4. Conservation des données et gestion du consentement aux cookies

Nous conservons les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sous réserve des obligations de conservation applicables.

Les durées de conservation sont déterminées selon la nature des informations :

Données relatives aux commandes : elles sont conservées pendant la période nécessaire à la gestion des achats, des livraisons, des retours et des réclamations, puis archivées lorsque leur conservation reste nécessaire.
Données de facturation et de paiement : les informations comptables et les justificatifs requis sont conservés pendant les délais imposés par les obligations applicables.
Données du service client : elles sont conservées pendant le traitement de votre demande, puis pendant la durée nécessaire à son suivi ou à la gestion d'une éventuelle contestation.
Données utilisées pour les communications commerciales : elles sont conservées tant que votre consentement reste valable et pendant la durée justifiée par cette finalité, sauf obligation particulière.
Données techniques et cookies : leur conservation dépend de leur finalité, de leur caractère nécessaire ou non et des durées indiquées dans les informations relatives aux cookies.

Lorsque les données ne sont plus nécessaires et qu'aucune obligation ne justifie leur conservation, nous procédons à leur suppression ou à leur anonymisation.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les informations contre les accès non autorisés, la perte, l'altération ou la divulgation.

Concernant les cookies, nous veillons à ce que leur utilisation soit clairement portée à votre connaissance.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site peuvent être utilisés sans consentement préalable lorsqu'ils remplissent les conditions d'exemption applicables.

En revanche, les cookies non essentiels nécessitant votre consentement ne peuvent être activés qu'après un choix libre, spécifique, éclairé et explicite de votre part.

Vous devez pouvoir refuser ces cookies aussi facilement que vous pouvez les accepter. Vous pouvez également retirer votre consentement à tout moment, sans que cela remette en cause les traitements effectués légalement avant ce retrait.

Les informations relatives aux catégories de cookies, à leur utilisation et à leurs modalités de gestion figurent dans notre Politique relative aux cookies.

5. Vos droits concernant les données personnelles

Vous disposez de droits vous permettant de garder le contrôle sur vos informations personnelles.

Ces droits peuvent être exercés dans les conditions applicables à chaque situation.

Droit d'accès : vous pouvez demander à savoir si nous traitons des données vous concernant et obtenir une copie des informations concernées.
Droit de rectification : vous pouvez demander la correction des informations inexactes ou la mise à jour des données incomplètes.
Droit à l'effacement : vous pouvez demander la suppression de certaines données personnelles lorsqu'elles ne sont plus nécessaires ou lorsqu'un autre motif autorise leur effacement.
Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la suspension temporaire de certaines utilisations de vos données dans les situations prévues.
Droit d'opposition : vous pouvez vous opposer à certains traitements fondés sur nos intérêts légitimes, selon les conditions applicables. Vous pouvez également vous opposer à tout moment à l'utilisation de vos données à des fins de prospection commerciale.
Droit à la portabilité : lorsque les conditions sont remplies, vous pouvez obtenir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission à un autre destinataire lorsque cela est techniquement possible.
Droit de retrait du consentement : lorsque le traitement repose sur votre accord, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment. Ce retrait n'affecte pas la licéité des traitements réalisés avant votre décision.

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous adresser une demande par courrier électronique ou postal en utilisant les coordonnées indiquées à la fin de cette politique.

Afin de protéger vos informations, nous pouvons vous demander des éléments complémentaires lorsque cela est nécessaire pour vérifier votre identité.

Nous répondons aux demandes dans un délai maximal d'un mois à compter de leur réception. Lorsque la complexité ou le nombre des demandes le justifie, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires. Vous en êtes informé dans le premier mois, avec les raisons de cette prolongation.

L'exercice de vos droits est gratuit, sauf dans les situations particulières prévues par les dispositions applicables.

Certaines demandes de suppression ou d'opposition peuvent être limitées lorsqu'une conservation reste nécessaire pour respecter une obligation ou défendre des droits.

Si vous estimez que vos données personnelles ne sont pas traitées de manière appropriée, vous pouvez également déposer une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

6. Bases juridiques du traitement des données personnelles

Nos traitements de données reposent sur les fondements juridiques prévus par le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Les principales bases juridiques utilisées sont les suivantes :

Exécution du contrat : nous traitons les données nécessaires pour enregistrer vos commandes, confirmer les paiements, organiser les livraisons, gérer les retours et fournir les services liés à vos achats. Ces traitements sont nécessaires à l'exécution des engagements pris lors de la commande.
Consentement explicite : nous recueillons votre accord préalable lorsque celui-ci est nécessaire, notamment pour l'inscription à notre newsletter, l'envoi de communications de marketing et l'utilisation de cookies non essentiels. Vous pouvez retirer cet accord à tout moment, sans conséquence sur les achats déjà réalisés.
Respect des obligations légales : certaines informations doivent être traitées ou conservées afin de satisfaire aux obligations applicables en matière de facturation, de comptabilité, de fiscalité et de suivi réglementaire. Les données correspondantes sont limitées à ce qui est nécessaire pour respecter ces obligations.
Intérêts légitimes : nous pouvons traiter certaines données afin de maintenir la sécurité du site, prévenir les fraudes, détecter les incidents techniques et améliorer le fonctionnement des services. Ces traitements sont réalisés après prise en compte de vos droits, de vos attentes raisonnables et de la nécessité de protéger vos informations personnelles. Lorsqu'un traitement nécessite votre consentement, nous ne nous fondons pas sur nos intérêts légitimes pour contourner cette obligation.

Chaque opération de traitement doit reposer sur une base juridique appropriée à sa finalité.

Pour obtenir davantage d'informations sur les principes de protection des données, les droits dont vous disposez et les modalités applicables à leur exercice, vous pouvez consulter notre Politique de protection des données (RGPD).

Nous veillons à ce que les données personnelles soient traitées de manière loyale, transparente et proportionnée aux objectifs poursuivis.

7. Contactez-nous

Pour toute question concernant la collecte, l'utilisation, la conservation ou la protection de vos données personnelles, ainsi que pour exercer vos droits ou demander des précisions sur la présente politique, notre service client reste à votre disposition aux coordonnées suivantes.

Adresse de contact : 2-2-4 IMAFUKU MINAMI, JOTO-KU, OSAKA, PRÉFECTURE D'OSAKA, 536-0003, JAPON

Téléphone du service client : +81 (802) 469 23 65

Adresse e-mail du service client : billing@vivoistudio.com

Horaires du service client : du lundi au vendredi, de 9:00 à 12:00 et de 14:00 à 18:00 (heure d’Europe centrale, CET).