Politique de protection des données (RGPD)

La présente politique explique quelles informations nous recueillons, pourquoi nous les utilisons, comment nous les protégeons contre les accès non autorisés, la perte, l'altération ou toute utilisation abusive, ainsi que les droits dont vous disposez concernant vos données personnelles.

1. Champ d'application et principes de protection des données

La présente politique s'applique aux traitements de données personnelles réalisés lorsque vous consultez notre boutique en ligne, passez une commande, effectuez un paiement, demandez une livraison ou contactez notre service client.

Nous respectons les principes fondamentaux suivants :

• Licéité et transparence : les données personnelles sont collectées et traitées sur une base juridique appropriée, pour des finalités clairement définies.

• Limitation des finalités : les informations recueillies sont utilisées uniquement pour les objectifs annoncés et les utilisations compatibles avec ceux-ci.

• Minimisation des données : nous limitons la collecte aux informations nécessaires à la réalisation des opérations concernées.

• Exactitude : nous veillons à maintenir les informations à jour et à permettre leur rectification lorsqu'elles sont inexactes.

• Limitation de la conservation : les données ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire, sauf lorsqu'une obligation impose leur conservation.

• Confidentialité et sécurité : des mesures techniques et organisationnelles adaptées doivent protéger les informations contre les accès non autorisés, la perte, l'altération et les utilisations abusives.

Ces principes s'appliquent à l'ensemble des traitements de données personnelles réalisés dans le cadre de nos activités.

2. Catégories de données personnelles collectées

Afin d'assurer le bon fonctionnement de notre boutique et le traitement de vos commandes, nous pouvons recueillir les catégories d'informations suivantes :

• Données d'identification : nom, prénom et informations nécessaires à l'identification de votre commande.

• Coordonnées : adresse e-mail, numéro de téléphone [facultatif], adresse de livraison et adresse de facturation.

• Données relatives aux commandes : numéro de commande, produits achetés, montants facturés, statut du paiement et informations de livraison.

• Informations de paiement : références des transactions, confirmations de paiement et informations nécessaires à la gestion des remboursements. Les données bancaires nécessaires aux paiements sont traitées dans un environnement de paiement sécurisé.

• Données techniques : adresse IP, type d'appareil, navigateur et informations nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site.

• Informations de service client : demandes d'assistance, réclamations, documents transmis et éléments nécessaires au suivi des retours ou des remboursements.

• Préférences de confidentialité : choix concernant les cookies non essentiels et consentements éventuellement accordés pour certaines communications.

Les informations indispensables au traitement d'une commande sont indiquées au moment de leur collecte. Lorsque certaines données sont facultatives, vous pouvez choisir de ne pas les communiquer.

Nous ne demandons pas d'informations sans rapport avec les services proposés et les finalités présentées dans cette politique.

3. Finalités et bases juridiques du traitement

Nous utilisons vos données personnelles pour assurer les services demandés, protéger les opérations réalisées sur notre site et respecter les obligations applicables.

Chaque traitement repose sur une base juridique appropriée :

• Exécution du contrat : les données nécessaires sont utilisées pour enregistrer les commandes, confirmer les paiements, organiser les livraisons, gérer les retours et procéder aux remboursements.

• Consentement : votre accord est recueilli lorsqu'il est nécessaire, notamment pour l'inscription à notre newsletter, l'envoi de communications commerciales et l'utilisation de cookies non essentiels.

• Respect des obligations légales : certaines informations sont conservées ou utilisées pour répondre aux exigences applicables en matière de comptabilité, de fiscalité, de facturation et de gestion des documents obligatoires.

• Intérêts légitimes : certaines données peuvent être utilisées pour assurer la sécurité du site, prévenir les fraudes, détecter les anomalies techniques et améliorer la fiabilité de nos services, dans le respect de vos droits et de vos intérêts.

Nous n'utilisons pas vos informations pour des finalités incompatibles avec celles annoncées sans disposer d'une base juridique appropriée.

4. Accès aux données et partage des informations

L'accès aux données personnelles est limité aux personnes autorisées qui en ont besoin pour accomplir les opérations liées à votre commande ou au fonctionnement de notre boutique.

Certaines informations peuvent être communiquées aux prestataires intervenant dans les opérations suivantes :

• Paiements : traitement sécurisé des transactions et gestion des remboursements.

• Livraison : transmission aux transporteurs des coordonnées nécessaires à l'acheminement des colis.

• Hébergement et maintenance : fonctionnement technique, protection et disponibilité de notre site.

• Service client : gestion des demandes, des réclamations et du suivi des commandes.

• Comptabilité : gestion des factures, des justificatifs et des obligations de conservation.

Nous limitons les données communiquées à ce qui est nécessaire pour chaque opération.

Les prestataires traitant des informations pour notre compte doivent respecter des obligations appropriées de confidentialité, de sécurité et de protection des données.

Nous ne vendons pas vos informations personnelles et nous ne les communiquons pas à des destinataires non autorisés pour leurs propres activités commerciales.

Certaines informations peuvent également être communiquées aux autorités compétentes lorsqu'une obligation applicable l'exige.

5. Mesures de sécurité et protection contre les accès non autorisés

La sécurité de vos données personnelles constitue un élément essentiel de notre organisation.

Nous organisons leur protection autour de mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des informations traitées, aux systèmes utilisés et aux risques identifiés.

Ces mesures visent à réduire les risques d'accès non autorisé, de divulgation, de perte accidentelle, de modification illicite ou d'utilisation abusive.

Les principales mesures de protection à mettre en œuvre comprennent :

• Contrôle des accès : les informations personnelles doivent être accessibles uniquement aux personnes autorisées, dans la limite des données nécessaires à leurs fonctions. Les droits d'accès sont définis selon les responsabilités de chaque personne et doivent être réexaminés lorsque ces responsabilités évoluent.

• Authentification sécurisée : les accès aux outils permettant de consulter ou de traiter les données doivent être protégés par des moyens d'authentification adaptés. Les identifiants individuels, les mots de passe robustes et, lorsque cela est approprié, une authentification renforcée permettent de limiter les risques d'utilisation frauduleuse.

• Protection des transmissions : les échanges contenant des données personnelles doivent être protégés au moyen de connexions sécurisées, notamment par des protocoles de chiffrement adaptés tels que HTTPS/TLS. Ces protections visent à empêcher l'interception ou la modification des informations pendant leur transmission.

• Protection des informations de paiement : les opérations de paiement doivent être réalisées dans un environnement sécurisé. L'accès aux données de transaction doit être limité aux informations nécessaires à leur vérification et au traitement des remboursements. Les codes de sécurité des cartes bancaires ne doivent pas être conservés dans nos dossiers de commandes.

• Sauvegarde et restauration : les données nécessaires au fonctionnement de la boutique doivent faire l'objet de sauvegardes adaptées, protégées contre les accès non autorisés. Des procédures de restauration et des vérifications périodiques doivent permettre de réduire les conséquences d'une perte accidentelle ou d'un incident technique.

• Maintenance et mises à jour : les systèmes utilisés pour le traitement des données doivent faire l'objet d'un suivi de sécurité, comprenant notamment la correction des vulnérabilités identifiées, les mises à jour nécessaires et la limitation des fonctionnalités présentant des risques injustifiés.

• Surveillance des anomalies : des mécanismes de contrôle et, lorsque cela est approprié, de journalisation des accès et des opérations sensibles doivent permettre d'identifier les activités inhabituelles, les tentatives d'accès non autorisé et les incidents susceptibles d'affecter les données personnelles.

• Protection contre les utilisations abusives : des règles internes de confidentialité, des restrictions d'accès et des procédures de vérification doivent limiter les risques de consultation, de copie, de modification ou de divulgation non autorisées des informations.

• Encadrement des prestataires : les personnes et services intervenant dans le traitement des données pour notre compte doivent présenter des garanties appropriées en matière de confidentialité et de sécurité. Leurs accès doivent être limités aux opérations nécessaires à leurs missions.

• Suppression sécurisée : lorsque les informations ne sont plus nécessaires et qu'aucune obligation ne justifie leur conservation, elles doivent être supprimées ou anonymisées selon des méthodes adaptées afin de limiter les risques de récupération ou d'utilisation ultérieure non autorisée.

L'efficacité de ces mesures doit être réévaluée en fonction de l'évolution des risques et des moyens techniques disponibles.

Malgré les précautions mises en œuvre, aucun dispositif informatique ne peut garantir une protection absolue contre tous les incidents. Nous veillons donc à prévoir des moyens de prévention, de détection et de réaction adaptés.

6. Durées de conservation et suppression des données

Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la période nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été recueillies.

Les critères de conservation dépendent de la nature des informations et des obligations applicables :

• Données de commande : elles sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement des achats, des livraisons, des retours et des éventuelles réclamations.

• Documents de facturation : ils sont conservés pendant les délais requis par les obligations comptables et fiscales applicables.

• Données du service client : elles sont conservées pendant le traitement des demandes et, lorsque cela est nécessaire, pendant la période permettant leur suivi ou la résolution d'une contestation.

• Données de sécurité : les informations techniques nécessaires à la détection des anomalies sont conservées pour une durée proportionnée à leur finalité.

• Données relatives au consentement : les informations nécessaires à la gestion et à la justification des choix exprimés sont conservées pendant une durée adaptée aux obligations correspondantes.

• Informations commerciales : les données utilisées sur la base de votre consentement sont conservées dans les limites applicables et cessent d'être utilisées à cette fin lorsque vous retirez votre accord.

À l'expiration de la durée applicable, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées uniquement lorsqu'une obligation justifie leur conservation.

Les informations conservées à des fins d'archivage doivent rester soumises à des restrictions d'accès appropriées.

7. Cookies et gestion du consentement

Notre boutique en ligne peut utiliser des cookies afin d'assurer son fonctionnement et de permettre certaines fonctionnalités.

Nous distinguons les catégories suivantes :

• Cookies strictement nécessaires : ils sont indispensables au fonctionnement du panier, à la sécurisation des opérations et à la réalisation des commandes. Leur utilisation peut être exemptée de consentement lorsqu'elle répond aux conditions applicables.

• Cookies de mesure d'audience : ils permettent d'évaluer la fréquentation et d'identifier les améliorations possibles. Un consentement préalable est recueilli lorsqu'ils ne bénéficient pas d'une exemption.

• Cookies de personnalisation : lorsqu'ils sont utilisés, ils permettent d'adapter certaines fonctionnalités à vos préférences et nécessitent votre accord lorsque celui-ci est requis.

• Cookies de marketing : lorsqu'ils sont utilisés, ils permettent de mesurer certaines activités commerciales. Leur activation dépend de votre consentement préalable.

Les cookies non essentiels nécessitant un consentement ne doivent pas être déposés ou lus avant que vous ayez exprimé votre accord.

Vous devez disposer d'un moyen simple pour accepter, refuser ou modifier vos choix. Le retrait de votre consentement doit pouvoir être effectué aussi facilement que son acceptation.

Le refus des cookies non essentiels ne doit pas empêcher l'accès aux fonctionnalités indispensables à la réalisation d'une commande.

Pour davantage d'informations sur leur utilisation et les modalités de gestion de vos préférences, consultez notre Politique relative aux cookies.

8. Vos droits sur les données personnelles

Vous disposez de plusieurs droits concernant les informations personnelles que nous traitons.

Ces droits peuvent être exercés dans les conditions prévues par le RGPD :

• Droit d'accès : demander la confirmation du traitement de vos données et obtenir une copie des informations vous concernant.

• Droit de rectification : demander la correction des données inexactes ou la mise à jour des informations incomplètes.

• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données lorsque les conditions permettant leur effacement sont réunies.

• Droit à la limitation : demander la suspension temporaire de certaines opérations de traitement dans les situations prévues.

• Droit d'opposition : vous opposer à certains traitements fondés sur les intérêts légitimes et, à tout moment, à l'utilisation de vos données à des fins de prospection commerciale.

• Droit à la portabilité : recevoir les données personnelles que vous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, lorsque les conditions applicables sont remplies.

• Droit de retrait du consentement : retirer à tout moment un accord précédemment donné, sans remettre en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

Pour exercer ces droits, vous pouvez contacter notre service client aux coordonnées indiquées à la fin de cette politique.

Afin de protéger vos données contre toute communication non autorisée, nous pouvons demander une vérification de votre identité lorsque cela est nécessaire.

Nous répondons à votre demande dans un délai maximal d'un mois à compter de sa réception. En cas de demande complexe ou de demandes nombreuses, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires. Vous êtes alors informé de cette prolongation et de ses raisons dans le premier mois.

L'exercice de vos droits est gratuit, sauf dans les situations particulières prévues par les règles applicables.

Vous pouvez également adresser une réclamation à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas vos droits.

Pour une présentation complémentaire des modalités de collecte et d'utilisation de vos informations, vous pouvez consulter notre Politique de confidentialité.

9. Gestion des incidents et violations de données

Nous prévoyons des procédures permettant d'identifier, d'évaluer et de traiter les incidents susceptibles d'affecter la confidentialité, l'intégrité ou la disponibilité des données personnelles.

En cas d'incident de sécurité, les démarches appropriées comprennent :

• Identification de l'incident : rechercher la nature du problème, les informations susceptibles d'être concernées et les circonstances de sa découverte.

• Limitation des conséquences : prendre les mesures nécessaires pour interrompre les accès non autorisés, protéger les informations concernées et réduire les risques supplémentaires.

• Analyse des risques : évaluer les conséquences possibles pour les personnes concernées, en tenant compte de la nature des informations et de la gravité de l'incident.

• Rétablissement de la sécurité : corriger les problèmes identifiés, restaurer les données lorsque cela est nécessaire et renforcer les protections appropriées.

• Documentation : conserver les informations nécessaires à la compréhension de l'incident, aux mesures correctives et au suivi des obligations applicables.

• Notification : lorsqu'une violation de données personnelles est susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, effectuer la notification requise auprès de l'autorité compétente, si possible dans les 72 heures suivant la prise de connaissance de la violation. En cas de risque élevé, informer également les personnes concernées dans les meilleurs délais, sauf exception applicable.

Ces démarches visent à limiter les conséquences des incidents et à prévenir leur répétition.

10. Contactez-nous

Pour toute question concernant la collecte, l'utilisation, la conservation, la sécurité ou la protection de vos données personnelles, ainsi que pour exercer vos droits ou signaler un problème relatif à la confidentialité de vos informations, notre service client reste à votre disposition aux coordonnées suivantes.

Adresse de contact : 2-2-4 IMAFUKU MINAMI, JOTO-KU, OSAKA, PRÉFECTURE D'OSAKA, 536-0003, JAPON

Téléphone du service client : +81 (802) 469 23 65

Adresse e-mail du service client : billing@vivoistudio.com

Horaires du service client : du lundi au vendredi, de 9:00 à 12:00 et de 14:00 à 18:00 (heure d’Europe centrale, CET).